プリザンターで案件管理を作る｜項目設計と進捗の見える化

案件の単位を揃える

顧客単位、契約単位、作業依頼単位が混在すると件数集計ができなくなる。案件IDを一意に付け、案件名、顧客コード、責任者、登録日、期限を分ける。見積やタスクは案件にひも付く別台帳にすると更新がしやすい。

状態は少なく定義を厳格にする

未着手、進行中、先方待ち、完了、中止など五段階から始め、担当者が同じ案件を同じ状態に分類できるか検証する。完了とする条件、先方待ちの確認頻度、期限超過時の対応を作業手順に書く。色分けだけで状態を管理しない。

期限と担当を別々に追う

予定終了日と最終更新日を混同しない。予定終了日が過ぎても完了していなければ、期限超過として抽出できる状態にする。担当者が変わるときは引継ぎコメントを残し、責任者不明の案件を週次で点検する。

関連台帳との関係

見積番号、請求番号は案件番号とは別に持ち、案件IDで紐付ける。見積は複数回改訂され得るため、最新見積だけを一件に上書きする設計に注意する。複数の担当者が更新する場合は項目ごとの権限も検討する。

定例会議で見る指標

全案件数だけでなく、進行中件数、期限超過件数、先方待ち件数、完了までの所要日数を確認する。案件数が小さいうちは複雑なBIは不要で、一覧・絞り込みから着手できる。数値の意味を固定してから自動レポート化する。

入門テンプレートの扱い

本サイトの非公式スターターキットには、案件IDと責任者・予定日・状態を分けたCSV列設計を含む。サーバー設定や自動承認は含まない。公式FAQ：https://www.pleasanter.org/introduction_faq/ 。

導入・購入前の最終確認

• 自分の用途と必要機能が一致しているか
• 無料期間終了後を含む総コストを確認したか
• データ・アカウントの扱いを確認したか
• 解約・返品・移行条件を公式情報で確認したか