Pleasanter活用

プリザンターで顧客管理台帳を設計する｜個人情報とアクセス権

顧客情報を持つ前のデータ項目・アクセス権・保存期間・営業案件との関係を整理する実務ガイド。

この記事の読み方

サービスの料金・仕様・規約は変更される場合があります。契約や購入前には各公式情報を確認してください。

顧客台帳と案件台帳を分ける理由

一社に複数案件がある場合、案件ごとに会社住所や担当者情報を複製すると誤更新が増える。顧客IDを持つ顧客マスターと、案件IDを持つ案件台帳を分け、参照キーを決める。商号変更や担当者異動を更新する責任者も必要になる。

顧客名、法人コード、担当部署、連絡方法など、業務目的に必要な項目だけを設定する。個人携帯、誕生日、不要な自由記述は最初から集めない。保管目的、アクセス者、保存期間、削除手順を明確にし、漏洩時の連絡経路を決める。

未接触、連絡済、商談中、受注、失注のような状態は商談ごとの属性であり、顧客そのものの属性とは区別する。失注理由も自由記述だけでなく選択肢で集約すると、改善につなげられる。

閲覧だけできる利用者、編集可能な担当者、権限管理者を分ける。組織・グループ・個人を対象にしたアクセス制御があるが、画面の設定と実際の見え方は別のテストアカウントで検証する。CSVエクスポート権限も確認する。

APIキーには利用者の権限が関わる。外部連携で管理者キーを共有せず、目的に必要な権限を設定する。コピー先に顧客個人情報を増やさないよう、同期対象と保管期間を設計する。

公式アクセス権マニュアル：https://www.pleasanter.org/ja/manual/managers-guide/manage-table/site-access-control/ 。本記事は一般的な設計ガイドであり、特定の顧客情報を含む完成済みCRMではない。