プリザンターで見積・請求台帳を作る｜金額と入金管理の分離

見積と請求は同じデータではない

見積は提案時点の金額と条件、請求は取引成立後の請求債権を示す。見積番号と請求番号を別々に付け、案件IDで連携する。見積を修正した場合に請求データまで上書きしない構成が重要になる。

必須の管理項目

見積台帳では見積番号、案件ID、見積日、有効期限、税抜金額、税額、税込金額、承認状態を管理する。請求台帳では請求番号、発行日、支払期日、請求金額、入金日、入金額、差額、支払状況を分ける。消費税端数処理のルールも統一する。

見積の版を管理する

見積修正の都度、旧金額を消してしまうと商談履歴が残らない。見積番号に版数を付けるか、改訂履歴を別に残す。確定版を誰が承認したかを明確にする。請求書の法定記載要件や適格請求書の扱いは、台帳管理とは別に確認する。

入金消込は慎重に扱う

顧客の振込と請求を単純に一対一対応させると、分割入金、合算振込、手数料差引で誤る。スターターでは入金額と請求額を記録するだけとし、銀行連携や会計システムとの自動消込は行わない。確認者による照合を前提とする。

帳票作成機能との境界

プリザンターはデータ管理に使えるが、固定様式のExcel/PDF見積書を標準で自動生成する機能と混同しない。請求書の発行、メール送信、電子帳簿保存制度への適合などは別途機能や運用の検討が必要になる。

参考

公式FAQ：https://www.pleasanter.org/introduction_faq/ 。本サイトのCSVキットは見積・請求の管理項目を揃えるもので、請求書発行ソフト・会計ソフトではない。

導入・購入前の最終確認

• 自分の用途と必要機能が一致しているか
• 無料期間終了後を含む総コストを確認したか
• データ・アカウントの扱いを確認したか
• 解約・返品・移行条件を公式情報で確認したか