Pleasanter活用

プリザンターの始め方｜初めての業務台帳を作る手順

プリザンター初心者向けに、目的の絞り込み、項目設計、テーブル作成、権限・テストまで順序立てて解説。

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何を管理するかを先に一つ決める

プリザンターを導入した直後に複数の台帳を同時に作ると、入力ルールが曖昧になる。初回は案件、問い合わせ、点検など一種類を選び、誰が登録し、どの状態で完了とするかを一文で定義する。例えば案件管理なら登録担当、期限、状態、完了判断の四点を先に決める。

列の数をそのまま再現せず、案件名、管理番号、担当者、期日、状態など検索・集計に必要な項目を優先する。自由記述を増やすほど集計が難しくなるので、選択肢にできる項目は値の定義を決める。空欄が許されるかも決定する。

サイト管理権限を持つ利用者でテーブルを作成し、一覧画面と編集画面の表示項目を合わせる。架空の入力を数件作り、新規作成、更新、検索、CSV出力の各操作を別の担当者でも再現できるか確認する。権限不足時は管理者に設定を依頼する。

入力項目の必須設定、バックアップ、権限、不要データの削除、通知先をチェックする。現行のExcelを残す期間と移行後の更新元を決め、二重入力を避ける。本番利用前に画面の操作だけでなく、利用者ごとに見えてよい情報を検証する。

初日に複雑な自動化を作り込まないこと。申請や承認の厳格な内部統制が必要なら、状態変更の権限と監査方法を別途設計する。無料で使える範囲は導入形態で異なるため、Cloud版とCommunity Editionを混同しない。

初期設定後は公式マニュアルと権限設定を参照し、運用しながら項目を追加する。公式参考：https://www.pleasanter.org/introduction_faq/ 。本サイトには、案件・見積・請求・タスクの列設計を整理した非公式のCSVスターターキットも用意している。